Centrum Medyczne BRAIN - jak od pierwszego dnia uporządkować komunikację z pacjentem i nie tracić wizyt?

Centrum Medyczne Brain w Łodzi to nowo powstała placówka zdrowia psychicznego, która od samego początku postawiła na dobre relacje z pacjentami i sprawną organizację pracy. Zespół wiedział, że kluczem do skutecznej opieki (niezależnie od rodzaju świadczeń) jest stały, przewidywalny kontakt z pacjentem i pewność, że każdy termin zostanie właściwie zarządzony. Dlatego już na starcie wdrożono Rejestratorkę AI Healthicate, która przejęła kluczowe procesy komunikacji z pacjentami.

Wyzwanie

Brain działa w obszarze, w którym regularność wizyt i ciągłość kontaktu mają szczególne znaczenie. Pacjenci korzystający z opieki psychologicznej i psychiatrycznej często mierzą się z różnymi wyzwaniami życiowymi, a ich relacja z placówką powinna być prosta i przewidywalna. Brak potwierdzenia terminu lub niewysłane przypomnienie to administracyjny problem ale także puste miejsce w kalendarzu, które mogłoby zostać wykorzystane przez inną osobę oczekującą na pomoc. Zespół Brain chciał uniknąć tego typu strat już od pierwszego dnia działalności.

Co zagwarantowało wdrożenie Healthicate?

W pierwszych tygodniach działania Brain, Rejestratorka AI wysłała 169 przypomnień do pacjentów. Z tego 146 wizyt zostało potwierdzonych. Kolejnych 11 pacjentów odwołało swoje wizyty na czas, co pozwoliło odzyskać i ponownie wykorzystać 12 wolnych terminów.

Co istotne, pacjenci bardzo szybko reagowali na przypomnienia. To pokazuje, że proste i zrozumiałe komunikaty działają skutecznie, nawet w grupie pacjentów o zróżnicowanych potrzebach.

Dodatkowym efektem było zaoszczędzenie 684 minut pracy rejestracji - to czas, który tradycyjnie zostałby przeznaczony na wykonywanie telefonów do pacjentów. Dzięki automatyzacji placówka mogła skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentami na miejscu, zamiast na logistyce.

Co zyskali pacjenci?

Dla pacjentów kontakt z placówką od początku był prosty i nieobciążający. Inteligentne przypomnienia AI i możliwość szybkiej reakcji pozwoliły im spokojnie planować wizyty oraz bez stresu zarządzać ewentualnymi zmianami terminów. Co ważne, komunikacja była dostosowana do ich potrzeb - jasna, przyjazna i nienachalna. Dzięki takiemu podejściu nikt nie wypadł z systemu tylko dlatego, że zapomniał o wizycie lub nie miał przestrzeni na telefon do rejestracji.

Co zyskał zespół?

Dla zespołu BRAIN wdrożenie Healthicate oznaczało nie tylko oszczędność czasu, ale też spokój organizacyjny. Rejestratorka AI pracowała w tle, dbając o potwierdzenia i odwołania, a zespół mógł skupić się na jakości świadczonych usług, bez ciągłej presji i konieczności „goniącej” rejestracji. Całość wdrożenia odbyła się bez potrzeby zmiany systemu medycznego czy dodatkowych szkoleń.

Podsumowanie

Od samego początku Centrum Medyczne BRAIN postawiło na mądrą organizację i przewidywalność. Rejestratorka Healthicate pomogła ułożyć to, co w wielu przychodniach jest największym wyzwaniem: potwierdzanie wizyt, odwołania i zarządzanie wolnymi terminami.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak Wirtualna Rejestratorka może pomóc Twojej placówce (bez kosztów i bez ryzyka) skorzystaj z bezpłatnego pilotażu Healthicate➡️ www.healthicate.com/pilotaz

Centrum Medyczne BRAIN

www.brainpsychiatria.pl

Łódź

System medyczny

Skorzystaj z pilotażu już dziś!

Dołącz do placówek pilotażowych

Wypełnij formularz, aby otrzymać dostęp do Healthicate i zobaczyć jak sztuczna inteligencja może pomóc Twojej placówce medycznej.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

Frequently Asked Questions

What is Healthicate?

Healthicate is an automated communicator for Your Patients that can handle any enquiries from Patients, as well as take initiative, i.e. independently communicate with Patients, offering them additional services and examinations when they need them.

What guarantee do I have regarding the quality of responses to patients?

Effective natural language processing ensures complete and reliable understanding of the other party's intentions - even in cases of (naturally human) typos. Thanks to proven and regularly tested data acquisition mechanisms from your medical system, Healthicate receives essential information in real-time.

What does the Healthicate implementation process look like?

To make Healthicate available as a chat for your patients, simply paste the ready HTML code onto your website. Typically, such configuration takes no longer than 5 minutes.
‍
To activate outgoing communication to patients (e.g., via SMS), you just need to enable this functionality in the application. Immediately after activation, patients will start receiving their personalised communications.
‍
Implementing Healthicate patient service in your call centre is incredibly simple - just redirect calls to your chosen phone number.

How can I save 60% of current service costs?

In light of rising operational costs associated with medical reception staffing, where the minimum wage in 2024 will reach 6,723 PLN (gross-gross, equivalent to 42 PLN per working hour), finding effective cost-optimising solutions becomes crucial.

The analysis of patient care costs includes not only wages but also office supplies, workplace maintenance costs, and inevitable productivity losses related to staff absences - both holiday leave (26 days per year) and sick leave (averaging 12 days per year¹).

Additionally, every office worker is recommended to take regular breaks, which affects effective working time.Healthicate offers a solution that can significantly reduce these expenses.

By automating repetitive tasks such as patient service, Healthicate not only increases work efficiency but also allows staff to focus on more valuable and demanding activities.

The difference is significant: while a receptionist only works during specific hours, Healthicate is available 24/7, ensuring service continuity without additional costs related to overtime or replacements for employees absent due to holiday or illness.
‍
¹The "Healthy Employee 2023" study was conducted by ICAN Institute in April 2023.

How does Healthicate work?

Healthicate connects directly with the source of knowledge about your business - your medical system. Combined with a knowledge base that you can manage directly, your AI assistant has comprehensive, real-time knowledge on all essential topics for your patients.
‍
During conversations with patients, Healthicate checks necessary data in your medical system and knowledge base, and can also perform actions within them - including scheduling appointments or submitting suggestions to you regarding knowledge base expansion.
‍
Healthicate is not just about answering your patients' questions. It's also about proactive communication with one primary goal: to increase both the quantity and average value of your visits and examinations by building loyalty to your brand.

What will my clinic gain by implementing Healthicate?

24/7 patient support will help fill your doctors' schedules even when you and your team are no longer working. Healthicate never sleeps and is always available when you need it, helping to build loyalty to your brand.
‍
Automation of repetitive tasks reduces operational costs while allowing staff to focus on more complex issues. It improves your patients' experience by eliminating human errors.
‍
Healthicate combines not only medical registration knowledge but also sales experience. Thanks to this unique combination of features, it will be able to offer patients additional services that will increase the value of visits while raising the average revenue per patient in your business.

To summarise:
By implementing Healthicate, you will be able to offer patients personalised real-time support 24/7, which will help you reduce operational costs while increasing both the number and value of your services and examinations.

Is my data secure after implementing Healthicate?

Of course. Healthicate ensures the security of all data. Data processing is based on a personal data processing agreement, all processes comply with GDPR, and data transmission is encrypted using TLS/SSL.

How much does it cost?

Healthicate is currently in a pilot phase, which is completely free for the first 1000 medical facilities.

Can I deploy Healthicate in my own infrastructure?

Yes, this is possible in the Enterprise version. Please contact us to get more information and discuss the details of such implementation.

Do you have any additional questions?

Our team of specialists is happy to answer any questions and share their expertise.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana

Coś poszło nie tak! Spróbuj wysłać wiadomość ponownie.